ארכיון

ארכיון הכותב

על שיתוף והעצמה

17 אוקטובר, 2011 אין תגובות

בשנה האחרונה אני מוביל את אחד הפרוייקטים המאתגרים ביותר שלהם הייתי שותף. ללא להכנס לפרטים, הפרוייקט כולל פיתוח של מערכת, אינטגרציה מול מספר רב של מערכות וטכנולוגיות קיימות בארגון ושיתופי פעולה, שחוצים לא רק ארגון אחד, אלא מספר ארגונים.

כבר בתחילת הדרך הבנתי שהאופן בו ניהלתי את הקבוצה עד אותו הזמן לא יהיה נכון להמשך הדרך. דרך הניהול המסורתית של מפתחים, מאפיינים, מנהלים לא היתה מתאימה לדרישות הרבות שעומדות בפנינו והיו נוצרים צווארי בקבוק של חוסר ידע ושל השקעת זמן ניהולית.

במסגרת הזו, החליטו גם מספר מוקדי ידע בקבוצה להחליף תפקיד. דבר הגיוני לאחר יותר משלוש שנים באותה מסגרת.

לאחר בחינה של המצב, החלטנו להתקדם לכוון של העברת האחריות הכוללת לכיוון המפתחים. התהליך לא היה יכול להתבצע ביום אחד, אלא נדרשנו להגדיר ולהעמיק את המחוייבות של מנהלי הצוותים, תוך הגדרת תפקידם מחדש לפני שהיינו יכולים להתקדם לכוון אנשי הפיתוח עצמם.

תהליך שילובם של ראשי הצוותים בתהליכי קבלת ההחלטות, בישיבות מול לקוחות המערכת ובמחוייבות אישית להשתתפותם ולהתחיבויותיהם בישיבות אלו היו השלב הראשון בהקניית התהליך ובהעצמת הדרג הניהולי שבקבוצה. הקניית ידע, השילוב במסגרות קבלת ההחלטות, חשיפת מגוון הדעות והשיקולים שעל פיהם מתקבלות ההחלטות והקניית סמכויות מורחבות לראשי הצוותים, תרמו לא רק למקצועיותם, אלא גם לבטחונם העצמי וליכולת שלהם להציג ולייצג את ההחלטות שהתקבלו אל מול המפתחים.

בשלב זה, מנהלי הצוותים היו חלק מהצוות הניהולי של כל הפרוייקט, חלקו ידע ושיתפו ידע עם מחלקות אחרות, עם הלקוחות ועם אנשי הפיתוח. חלק מהאחריות הניהולית עבר למנהלי הצוותים, כך שאפשר היה להמשיך בתהליך במורד השרשרת.

בשלב הזה, התחלנו לחשוב על שיטת הניהול שתתמוך באופן המיטבי בהעברת אחריות למפתחים. העברת אחריות זו כרוכה בשיתוף ידע, במנטורינג ובהדרכות מצד המנהלים וביכולת של כל אחד מהמפתחים לקבל אחריות מלאה אל מול המפתחים האחרים. אנחנו החלטנו (זה כבר לא אני… היינו צוות שלם של מנהלים שמשתפים ידע, דעות ויכולות ניהוליות) שיהיה נכון לקחת חלקים נוספים ממתודולגיית Agile ובפרט Scrum ולהטמיע אותה בקבוצה שלנו.

עד זמן זה, עבדנו באופן של סבבי פיתוח קצרים וגמישים, אולם קביעת תכניות העבודה וחלוקת העבודה נעשו ע"י המנהלים. השיטה עבדה נהדר, אולם היתה מתאימה לאופי העבודה הקודם, של תכולות קבועות וידועות, של מסמכי אפיון מסודרים ושל יכולת להעריך את כמויות העבודה.

כעת, עמדנו בפני תקופה שבה היה לנו ברור שאנו לא יודעים מהי התכולה האמיתית של העבודה, שאינטגרציות מול מערכות שונות יעלו תכנים, משימות ותכולות חדשות, שתהליכי העבודה בארגון שעבורו המערכת מיועדת עוברים שינויים המושפעים מהתקדמות העבודה אצלנו ומשפיעים עליה בהיזון חוזר. היה ברור שהדברים כבר לא ממש ברורים.

העקרונות שהנחו אותנו בבחירה היו – גמישות תכנית העבודה, העברת האחריות למפתחים, לימוד איטרטיבי והעצמה של העובדים.

לא אכנס כאן לאלמנטים שאותם החלטנו להטמיע. אקפוץ לסופו של דבר.

היום אנו במצב שבו כל אחד מהמפתחים מתפקד כמנהל של אותן משימות שעליהן הוא אחראי. הוא קובע את תכנית העבודה, הוא אחראי על הפיתוח, הוא אחראי על האינטגרציה והוא אחראי על הקשר עם כל אותם גורמים שיעזרו לו לקדם את המשימות שלו, בין אם אלו המנהלים שלו, אם אלו עמיתים בקבוצה או אם אלו מפתחים או מנהלים במחלקות אחרות. מנהלי הצוותים מתפקדים בעיקר כמנטורים,כמדריכים וכבקרים של תכניות העבודה. הם עוזרים למפתחים להשלים את המשימות. התפקיד שלי מסתכם בהנחייה מקצועית וניהולית, בקרה, הבניית גבולות גזרה ופתרון בעיות שמתעוררות בקבוצה או מול קבוצות אחרות .

היום אני יכול לומר שאני רואה את ההתקדמות האישית, מעבר למקצועית, שעשו האנשים אצלנו. הקניית האחריות הכוללת גרמה להם לאחוז בה בשתי הידיים. פגישות הבוקר היומיות הפכו לשגרה שעוזרת לכולם ומהוות מקור לידע. ישיבות הסטטוס התבטלו כמעט לחלוטין, וכמויות המסמכים שנוצרים בתהליך קטנו אף הן.

יש לנו עדיין לאן להתקדם. הפרוייקט בעיצומו, ואנחנו כל יום לומדים דברים חדשים, נהנים מהצלחות, מתאכזבים מכשלונות מגלים תכולות עבודה חדשות ומבטלים תכולות שהפכו ללא רלוונטיות. אני מקווה שהיכולת שלנו (עכשיו כולם כבר בתוך התהליך) לשמר את התהליך, להמשיך להעצים את כולם ולהמשיך ללמוד ולהתפתח תישמר.

לפעמים התהליך נראה כבלגן. לעיתים לא ברור מי מנהל את מי וכיצד נקבעות המשימות. לעיתים נראה שהמפתחים מנהלים את ראשי הצוותים ואותי. לעיתים הם מנהלים אחד את השני. אולם בכל שלב, אנו לומדים, עוזרים אחד לשני, מתפתחים ועומדים במשימות המורכבות של הפרוייקט. אנחנו גם טועים בדרך, אבל יש לנו יכולת מובנית בתהליך ללמוד מהטעויות ולשפר את עצמנו.

קבוצות אחרות, שבהתחלה הרימו גבה אל מול שיטות העבודה שלנו ואל מול הקשר הישיר והלא אמצעי בין מפתחים בקבוצה שלנו לבין מנהלים ומפתחים בקבוצות אחרות, משתתפות כיום בהצלחה ומנסות להטמיע גם בן שיטות עבודה דומות.

מי יודע, אולי יום אחד כל הארגון יעבוד באופן דומה.

קטגוריות:מתודולוגיות, אנשים, ניהול, כללי תגיות: